Une facture proforma est un document indiquant exactement la quantité et les montants des produits ou services à facturer auprès du client selon sa demande.
Elle est souvent utilisée pour les ventes et les prestations à la place du devis, dédié aux demandes de prix sans quantité précisée.
Facture proforma, définition
La facture proforma présente au client les prix et les quantités des services et produits proposés par une entreprise. Souvent accompagnée des conditions de vente, elle n’engage en rien le client et sert à titre informatif. Pour être valide et engager le client, celui-ci doit éditer un bon de commande envers le fournisseur ou mentionner par courrier la mention bon pour accord.
La différence entre facture classique et facture proforma
Ce type de facture reprend les mêmes éléments qu’une facture normale, mais portant la mention “proforma”. Plus proche d’un devis, elle n’est pas considérée comme une vraie facture, mais sert de modèle pour la vraie facture qui sera émise par la suite. Cela permet une base de négociation entre les 2 parties.
Ci-après les mentions obligatoires devant figurer dans cette facture :
- La mention « proforma » ;
- Les informations sur sur le fournisseur ;
- Le nom du client ;
- La date d’émission ;
- Le numéro de la facture : différente des factures définitives ;
- Les détails des prestations ou des produits vendus ;
- La quantité ;
- Les montants totaux hors taxes ;
- Le montant de la TVA ;
- Le délais de paiement ;
- Le délais de livraison ;
- Les conditions de validité de l’offre ;
- La devise de facturation : dans le cas d’une transaction internationale.
Note : par rapport à une vraie facture, elle est provisoire et peut être modifiée plusieurs fois jusqu’à l’établissement d’un accord entre le client et le fournisseur. Les CGV ne sont pas forcément incluses dans les documents commerciaux B2B, et elles peuvent être incluses dans la facture proforma à titre informatif.
La différence entre une facture proforma et un devis
Comme le devis, elle montre les détails et les prix des produits ou services proposés par une entité, mais dont la forme ressemble surtout à une facture. Contrairement au devis, elle possède plus de valeur juridique. De ce fait, elle peut-être utilisée en tant que pièce justificative de dépenses ou d’investissement. Un devis ayant moins de valeur légale, c’est la facture proforma qui est recommandée pour les demandes de prêts ou de subventions.
Note : dans le secteur des bâtiments et travaux publics, il est de coutume d’utiliser le devis au lieu d’un proforma.
La valeur d’une facture proforma
Valeur juridique
Sur le plan juridique, elle ne présente aucune valeur contractuelle. Elle sert à convaincre les prospects d’entamer le processus de négociation commerciale pour parvenir à l’établissement d’un contrat en bonne et due forme. N’ayant aucune valeur juridique, le proforma aide à la rédaction du contrat et à l’établissement de la vraie facture finale.
Elle permet d’éviter les malentendus concernant la description :
- Des biens ;
- Des services proposés.
Elle permet de conclure la rédaction du contrat sur les conditions commerciales :
- Les prix ;
- Les remises ;
- Les termes de paiement ;
- Les termes de livraison.
Valeur comptable
A la différence de la facture classique, ce type de facture est non comptabilisable car elle n’engage aucune opération entre les deux parties.
A quoi sert une facture proforma en pratique ?
L’obtention d’un prêt
Lors des demandes de prêts des entreprises auprès d’une banque, la présentation d’une facture proforma pourra leur être demandée. Elle permettra une évaluation concrète des projets de l’entreprise par l’organisme financier.
Les déclarations de marchandises à la douane
Pour les sociétés d’importation et d’exportation, les douanes demandent ce type de facture, en plus de la facture commerciale, pour autoriser la vente ou l’achat. Elle permet d’établir clairement la valeur de la marchandise afin d’en calculer les taxes y afférentes.
La sécurisation des paiements des factures
Lorsque les deux parties ont signé un accord à partir de cette facture, le fournisseur a le droit de demander un paiement en avance d’une partie ou de la totalité de la marchandise. Le règlement se fera alors sur la base de la facture proforma et la facture définitive sera établie après.
Liberté de prospection
Ne possédant pas de valeur juridique, le client n’est pas encore engagé. Cette liberté permet au prospect de comparer les différentes offres avec d’autres fournisseurs et prestataires avant de prendre sa décision.
Conclusion sur l’utilité d’une facture proforma
La facture proforma envoyée au prospect lui indique les détails de chaque produit ou prestation avec leurs prix. Sous forme de facture, elle sert de devis provisoire pour permettre au client d’ajuster la demande ou de négocier des rabais.
Entre la facture classique et le devis, elle n’a pas de valeur juridique pour engager les deux parties, mais elle peut être utilisée en tant que pièce justificative d’achat dans les demandes de crédits.
Elle peut être utilisée dans les 4 cas suivants :
- Demande de subventions auprès d’organismes financiers ;
- Paiement à l’avance : si accord avant établissement de la facture définitive ;
- Évaluation des marchandises à la douane ;
- A titre comparatif : analyse des différentes offres d’autres prestataires ou fournisseurs.
