Dans le cadre professionnel, faire une facture est obligatoire pour toutes les ventes car c’est un document à la fois commercial, comptable et juridique.
Quel que soit le statut juridique et la taille de l’entreprise, elle doit toujours établir une facture aux acheteurs. Nous allons détailler dans cet article les types de facture, les informations nécessaires à son établissement et les moyens pour la faire.
Les différents types de facture
Il y a 5 types de factures et chacune d’entre elles est utilisée selon des cas bien précis.
Une facture pro-forma
Une facture pro-forma est une facture provisoire seulement à titre informatif, elle n’a ni valeur juridique ni valeur comptable. Elle sert à :
- Préparer le client du coût et des conditions de son achat ;
- Obtenir une autorisation en douane pour les imports et les exports ainsi que les envois non-commerciaux.
Une facture d’acompte
Un acompte est un paiement partiel de la somme finale avant le début de la réalisation du contrat. Donc il faut faire une facture d’acompte lorsque l’on reçoit un versement en avance de la part du client. Elle peut être utile pour :
- Couvrir les coûts de la réalisation d’un service ou de la fourniture d’un bien ;
- Engager le client à ne plus annuler le contrat.
Une facture de situation
Une facture de situation est également appelée facture d’avancement ou facture intermédiaire. Elle est éditée par rapport à l’avancement de la prestation ou des travaux. Une facture de situation est généralement utilisée dans les chantiers où les travaux sont divisés entre plusieurs prestataires. On les facture un à un selon le travail réalisé.
Une facture de clôture
Une facture de clôture est une facture définitive, elle a toutes les valeurs d’une facture : juridique, commerciale, comptable et fiscale. C’est la preuve qu’un achat ou une vente est réalisée, et elle est délivrée en même temps que la livraison des biens ou la réalisation des services.
Une facture d’avoir
Une facture d’avoir est aussi appelée note de crédit ou avoir tout court. Elle permet de :
- Corriger ou annuler une facture déjà faite, suite à une erreur ;
- Appliquer une remise commerciale à un client.
Mentions obligatoires d’une facture
Quel que soit le type de facture, elles doivent contenir les informations suivantes pour qu’elles soient valables. Les informations générales, les détails des produits ou services et les conditions de règlement sont les mentions obligatoires d’une facture.
Informations générales
Les éléments suivants doivent figurer dans les informations générales d’une facture :
- La date de création et de délivrance de la facture ;
- Le nom et le numéro du document : facture, facture d’avoir, etc. ;
- L’identité du vendeur ou prestataire comme le nom, la raison sociale, le siège, mention de la forme juridique si c’est une société ;
- L’identité du client : nom, prénom, adresse, raison sociale, numéro de référence ;
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du client, si les factures sont supérieures à 150 €.
La liste des produits ou services facturés
On retrouve dans cette section les informations détaillées du produit ou de la prestation :
- Désignation et description ;
- Quantité ;
- Prix unitaire ;
- Somme totale à payer en HT et/ou en TTC.
Conditions de règlements
Le champ des conditions de règlements regroupe :
- La totalité des prix ;
- Le type de paiement ;
- La somme de la TVA correspondante ;
- Le délai et le moyen de paiement.
Mentions complémentaires d’une facture
Des mentions complémentaires peuvent s’ajouter à ces mentions obligatoires selon l’éditeur et le destinataire de la facture.
Mentions particulières
Voici des exemples des mentions particulières à mettre dans une facture :
- Assurance professionnelle au titre de leur activité : pour les artisans, les commerçants et les auto-entrepreneurs ;
- Mention de l’organisme de qualification et numéro de certification : pour les artisans ;
- Attestation d’assurance décennale : pour les acteurs en bâtiment et les professionnels de la construction.
Sections particulières
On peut ajouter ces champs dans la facture s’il y en a :
- Le taux d’intérêt des pénalités de retard ;
- Les remises, les ristournes ou les escomptes.
Outils pour faire une facture
Il est possible de faire une facture manuellement ou à partir d’un logiciel de gestion commerciale ou de facturation.
Faire une facture à la main
Faire une facture à la main signifie qu’on édite les éléments de la facture manuellement par les outils de traitement de texte ordinaire comme Word ou un tableur comme Excel. Il suffit de télécharger ou de copier un modèle et ensuite de le personnaliser :
- En ajoutant les informations générales de l’entreprise et du client : logo, nom, coordonnées ;
- En ajoutant les informations relayées à la vente comme le libellé, le prix.
Faire une facture sur Excel est plus avantageux que sur Word, il offre plus de fonctionnalités. On peut faire des calculs, appliquer un taux de TVA, créer un tableau de suivi, etc.
L’avantage de faire une facture à la main est de pouvoir utiliser les outils de traitement de texte ou tableur disponible de base sur tous les ordinateurs. Ainsi faire une facture est très simple et c’est gratuit.
Les inconvénients de faire une facture à la main c’est que l’utilisation d’un éditeur de texte comme Word ne permet ni de faire un suivi du chiffre d’affaires ni la détection d’erreurs en cas de faute de calcul. Même si ces fonctionnalités sont possibles en utilisant Excel, une facture faite manuellement présente ces inconvénients :
- Documents non professionnels : surtout au niveau de la forme ;
- Beaucoup de risques : comme erreur de numéro de facture, erreur de conformité.
Faire une facture avec un logiciel de gestion commerciale
Il existe actuellement de nombreux logiciels de facturation. Ils présentent chacun des fonctionnalités de base pour la facturation, et avec des fonctionnalités plus avancées selon le logiciel. Les étapes pour la création d’une facture ne sont pas les mêmes, mais en général, il suffit de :
- Créer le document : en le générant à partir d’un modèle existant ;
- Compléter les informations souhaitées : nom du client et les produits ou services vendus ;
- Enregistrer la facture puis la diffuser.
Les avantages de faire une facture par un logiciel de gestion commerciale sont nombreuses comme :
- Automatisation des tâches : facturation récurrente, relance ;
- Envoi facile des factures : par exemple par e-mail, par un lien, en version PDF ;
- Réduction des erreurs manuelles lors des frappes et des calculs ;
- Des factures présentables, il y a même des logiciels qui proposent des personnalisations des documents ;
- Échanges avec l’expert-comptable ;
- Personnalisation des documents.
Note : une facture récurrente est une facture programmée pour être créée automatiquement pendant une période donnée. Un relance est un envoi automatique d’un rappel au client par exemple en cas de retard de paiement.
Les inconvénients de faire une facture par un logiciel de facturation sont :
- Payant : et plus un logiciel offre plusieurs fonctionnalités, plus le tarif augmente ;
- Difficile à manipuler : interface chargée, pas de barre d’assistance, etc. ;
- Présentant des bugs.
Il existe divers moyens de faire une facture. Les outils de traitement de texte feront l’affaire si on ne gère pas beaucoup de factures. Sinon, l’utilisateur devra utiliser un logiciel de facturation pour finir facilement et plus rapidement. Cela permet aussi de diminuer les fautes lors des saisies manuelles.
Voilà vous avez tout pour réussir sur comment faire une facture.
